¿Microsoft 365 hace copias de seguridad de tus datos? Lo que muchas empresas desconocen

Muchas empresas han migrado su correo electrónico, documentos y herramientas de trabajo a Microsoft 365 convencidas de que toda su información está completamente protegida.

Y es normal pensarlo.

Al fin y al cabo, estamos hablando de una de las plataformas empresariales más utilizadas del mundo.

Sin embargo, existe una confusión muy habitual: Microsoft 365 protege la infraestructura y garantiza la disponibilidad del servicio, pero eso no significa que tus datos estén completamente protegidos frente a cualquier situación.

De hecho, cada vez más empresas complementan Microsoft 365 con sistemas de copia de seguridad específicos para evitar pérdidas de información.

Microsoft protege la plataforma, no todos los escenarios

Microsoft realiza un gran trabajo garantizando que sus servicios funcionen correctamente, manteniendo la disponibilidad de Exchange Online, OneDrive, SharePoint o Teams.

Pero existen situaciones que pueden provocar la pérdida de datos y que ninguna plataforma puede evitar por sí sola.

Por ejemplo:

• Borrados accidentales de correos o documentos.
• Eliminación de carpetas importantes.
• Errores humanos.
• Problemas de sincronización.
• Ataques de ransomware.
• Modificaciones no autorizadas.
• Retención insuficiente de información.

En estos casos, recuperar la información puede resultar complicado o incluso imposible si no existe una copia de seguridad independiente.

El error más frecuente: pensar que nunca va a pasar

Uno de los problemas más habituales es que las empresas suelen preocuparse por la protección de sus datos después de sufrir una incidencia.

Mientras todo funciona correctamente, es fácil pensar que no existe ningún riesgo.

Sin embargo, basta con que un usuario elimine información importante o que un archivo se sobrescriba accidentalmente para generar un problema que puede afectar a la operativa diaria de la empresa.

La pregunta no es si alguien cometerá un error algún día.

La pregunta es cuándo ocurrirá.

¿Qué ocurre cuando se elimina un archivo?

Muchas personas creen que si un documento se elimina siempre podrá recuperarse.

En algunos casos es cierto.

Pero existen limitaciones relacionadas con los periodos de retención, las políticas de borrado y los tiempos de conservación.

Si la incidencia se detecta demasiado tarde, la recuperación puede resultar imposible.

Esto es especialmente crítico cuando hablamos de:

• Documentación administrativa.
• Contratos.
• Facturas.
• Correos electrónicos importantes.
• Información comercial.
• Documentación técnica.

El impacto del ransomware en Microsoft 365

Los ataques de ransomware ya no afectan únicamente a servidores o equipos locales.

Cada vez es más frecuente encontrar ataques que cifran o eliminan información almacenada en servicios cloud.

Si un archivo cifrado se sincroniza con OneDrive o SharePoint, los cambios también pueden propagarse a los sistemas en línea.

Por este motivo, disponer de una copia independiente permite recuperar versiones limpias de los datos sin depender únicamente de las herramientas de sincronización.

La importancia de una copia de seguridad independiente

La mejor práctica consiste en aplicar la conocida estrategia de seguridad:

Los datos importantes deben existir en más de una ubicación.

Un sistema de copia de seguridad específico para Microsoft 365 permite:

• Proteger correos electrónicos.
• Realizar copias de OneDrive.
• Proteger SharePoint.
• Salvaguardar información de Teams.
• Recuperar datos rápidamente.
• Mantener históricos durante largos periodos de tiempo.

Además, la recuperación suele ser mucho más sencilla y flexible.

Copias automáticas: la mejor opción

Al igual que ocurre con cualquier otro sistema de protección de datos, las copias de seguridad manuales presentan un problema evidente: dependen de las personas.

Y las personas pueden olvidarse.

Por eso las soluciones actuales realizan las copias de forma automática, programada y supervisada.

De esta forma se garantiza que la información esté protegida todos los días sin necesidad de intervención manual.

Proteger los datos es tan importante como acceder a ellos

La transformación digital ha permitido que las empresas trabajen desde cualquier lugar y accedan a su información de forma rápida y sencilla.

Pero esa comodidad debe ir acompañada de una estrategia adecuada de protección de datos.

Microsoft 365 es una herramienta extraordinaria para trabajar, colaborar y compartir información.

Sin embargo, confiar exclusivamente en la plataforma sin disponer de una copia de seguridad independiente puede generar riesgos innecesarios para cualquier organización.

Si tu empresa utiliza Microsoft 365, quizá sea un buen momento para preguntarse:

¿Podríamos recuperar toda nuestra información si mañana alguien la eliminara por error?

En F10 Informática ayudamos a las empresas a proteger su información mediante soluciones de copia de seguridad para Microsoft 365, tanto en entornos locales como en la nube.

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