¿Beneficios de la gestión documental en nuestro ERP?
Listamos los beneficios que ofrece a tu organización un gestor Documental
La producción de documentos físicos o electrónicos en una organización es una actividad que no se detendrá, porque depende directamente del desarrollo de su negocio, y la cantidad de documentos está relacionada con ciertos factores, como la naturaleza de la empresa, las funciones. realizado, y la escala de la organización, los servicios o productos prestados, el número de empleados y el número de clientes atendidos, etc.
Sin embargo, ¿qué sucede cuando los documentos se acumulan y no se realizan los trámites necesarios para su posterior restauración.?
Hay dos soluciones a este problema: la primera es que encontraremos los archivos requeridos después de revisar todos los lugares posibles e invertir mucho tiempo, y la segunda es que no lograremos buscar los archivos.
Este es el momento en el que debemos aplicar la gestión de documentos.
La gestión documental no se limita a los documentos físicos, pues los documentos digitales y electrónicos se pueden gestionar a través de un sistema que permite realizar el mismo proceso, por ejemplo, determinar la validez del documento (activo, semiactivo e inactivo) y el nivel de acceso. a la información (pública, limitada, confidencial). En la actualidad, las necesidades de las organizaciones han cambiado, algunas organizaciones optan por implementar un software de gestión documental, que puede mostrar sus documentos en tiempo real, para que puedan realizar actividades en cualquier momento y lugar, nosotros desde F10 informática , hemos optado por incluir en nuestro software de Gestión de alimentación y Bebidas un módulo de gestión documental, intentando solucionar problemas básicos del día a día en las empresas del sector de la alimentación.
A través de una clasificación y clasificación adecuadas, la información se encontrará en el menor tiempo posible, lo que significa una respuesta inmediata a las solicitudes y una mayor productividad de las actividades que dependen del uso de la información.
Al registrar automáticamente los cambios realizados por los usuarios en el sistema de gestión documental, permite centralizar los documentos y un mejor control de la gestión en términos de acceso a la información y gestión de procesos.
Se han reducido los costos asociados con la creación y copia de archivos físicos (como papel, carpetas, archivadores, tóner de impresora y fotocopiadoras).
Crear un flujo de trabajo, de acuerdo con el proceso de generación de documentos, determinar quién es el responsable desde el nacimiento del documento, y a través de las áreas involucradas en la organización según el proceso por el cual es generado.
La información se puede compartir y difundir electrónicamente de manera eficaz, controlando a los usuarios que pueden observarla.
El archivo siempre estará disponible en el sistema, evitando así que la información se pierda por cualquier motivo o accidente.
Cuando los documentos se gestionan electrónicamente, solo se retienen físicamente aquellos documentos que son necesarios por sus características, optimizando así el espacio disponible en el archivo.
La seguridad de la información se puede garantizar estableciendo archivos de configuración y niveles de acceso para cada usuario. De esta forma, las personas no autorizadas no pueden ver archivos confidenciales.
Todas las consultas, cambios, inclusiones o modificaciones realizadas por los usuarios se registran electrónicamente para facilitar las auditorías internas y externas.
A través de la gestión electrónica, se puede acceder a los documentos desde cualquier dispositivo dentro y fuera de la organización, dependiendo del tipo de servidor que se utilice para almacenar los documentos, permitiendo la continuidad de las actividades y operaciones sin ubicarse realmente en el área donde se genera la información, facilitando así toma de decisiones oportuna.