¿ Es posible indicar lotes al recepcionar un pedido?
En SED tenemos una ventana desde la cual podremos indicar lotes a la hora de recepcionar un pedido sin la necesidad de ir línea por línea, para ello primero deberemos activar un parámetro de empresa que nos permitirá usar esta ventana.
Parámetros de empresa en SED
Ya activado podremos realizar el proceso comenzando desde “P.Periódicos” -> “Introducción de compras” -> “Pedidos”. Una vez dentro seleccionaremos un pedido y seleccionaremos la opción “Albaranes” -> “Recibir Albarán”.
Asignación de lotes en SED
Como se puede ver, la ventana nos mostrará los artículos con lotes que tenga el pedido y podremos asignar sus lotes manualmente presionando sobre le recuadro que se encuentra debajo del texto “Lote”.
Una vez asignados podremos confirmar y el albarán será recibido correctamente.
¿ Es posible dividir un artículo de lotes?
Si presionamos sobre el botón de “Nuevo” teniendo seleccionado un artículo nos saldrá otra ventana que nos proporcionará la habilidad de dividir la línea en varios lotes.
Dividir lotes en SED
Aquí podremos indicar la cantidad a dividir y el lote al cual pertenece. Finalmente confirmamos, y podremos visualizar la línea dividida.
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Se ha modificado el sistema de conceptos facturables para permitir mayor personalización y control sobre esta tipología de facturas, sin embargo, ¿Qué son los conceptos facturables?
CONCEPTOS FACTURABLES
Los conceptos son en si es una forma de facturar que tiene Sed elementos constantes, ajenos al circuito de ventas normal del programa. Ejemplos de estos serían el alquiler de locales, permitiendo en el programa configurar por cliente estos conceptos por mes o meses para luego al llegar a la fecha realizar todas las facturas en un solo proceso.
Para poder usar este método primero necesitamos dar de alta los conceptos. Para ello desde Fase previa, clientes, tendrás la opción de conceptos periódicos facturación donde dar de alta cada uno de estos conceptos.
Dando nuevo nos pedirá un código de código para el elemento, una descripción, un código de artículo para relacionar(Opcional) y un texto por defecto que queremos que aparezca al facturar, este luego es personalizable en el propio cliente.
Con todo esto tenemos que ir a la administración de clientes, escoger el cliente al que queramos agregar uno o varios conceptos , ir a la opción de menú otros datos y pulsar en Conceptos facturables, desplegando una ventana como la siguiente:
Aquí con F4 se puede seleccionar el concepto a facturar, fecha del contrato e inicio de dicha facturación, que meses están disponibles para facturar, el importe total y en caso de tener un artículo vinculado cuanta cantidad del mismo, además del texto personalizado para el cliente de dicho concepto que en caso de estar vacío coge la descripción del concepto. Para luego proceder con la facturación solo se debe ir a procesos periódicos, facturación a clientes , facturación manual, teniendo una opción de menú en operaciones que es facturar conceptos.
Empezaremos ingresando a las opciones de nuestra empresa, donde en el apartado de SII podremos elegir una nueva opción llamada “Envio Propio”, al elegir esta opción ya se podrá empezar a usar el nuevo sistema de envio.
Se han implementado gráficos para poder visualizar los datos que encontramos en SED de una forma más amigable.
Presentación menú SED
¿ Cómo usar?
Al abrir SED cada usuario tendrá asignados por defecto unos gráficos configurables según la categoría de su empleado, también incluye un recuadro donde podrás enterarte de las últimas noticias de SED. Es importante decir que es necesario tener un empleado asignado a un usuario para poder visualizarlos.
En cada gráfico tendremos 2 botones, el primero ( X ) cerrará el gráfico y el segundo ( O ) abrirá un menú de opciones donde se nos permitirá modificar los parámetros del gráfico para visualizar los datos de una forma u otra.
Menú editar en SED
Como se muestra en la imagen tenemos varios parámetros configurables que estarán disponibles o no dependiendo del gráfico al que hayamos ingresado, los que no estén disponibles serán marcados en rojo. Algunos gráficos permitirán hacer una búsqueda por una lista de datos, el parámetro es llamado “Valores a buscar”, aquí tendremos un botón de ayuda que nos indicará de que forma debemos ingresar los datos. Una vez realizados los cambios confirmaremos presionando el botón verde o cancelaremos presionando el botón rojo.
¿ Se pueden agregar más?
Hay un determinado número de gráficos por categoría laboral de un empleado, para agregar más gráficos primero ingresaremos al menú de Administración de Usuarios. Solo se puede acceder si disponemos de permisos de administrador.
Menú de administración de usuarios en SED
Ya dentro y seleccionado el usuario (Debe tener un empleado), entraremos en su ficha y presionaremos sobre el ícono azul.
Menú de usuario en SED
Una vez que accedamos veremos una ventana donde se nos mostrará los gráficos que tenemos agregados a nuestro usuario, desde aquí podremos acceder a las ventanas para agregar, modificar o eliminar.
Menú de gráficos en SED
Si presionamos el botón de agregar, aparecerá una ventana donde se listarán los gráficos que tenemos disponibles únicamente para nuestro empleado asignado.
Menú de agregar gráficos
Seleccionamos los que queremos y finalmente confirmaremos, estos aparecerán al reiniciar SED. Un dato extra sería mencionar que solo es posible visualizar 10 gráficos de 1X1 de tamaño en pantalla.
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Explicación Breve del sistema de clasificación inventarios ABC
El origen del método ABC de gestión de inventarios proviene de la llamada regla 80/20 o principio de Pareto,según el cual una pequeña parte de todas las cosas es lo que contribuye a la mayoría de los resultados. La realidad de la empresa, un total de 20 referidos son los que generarían 80 beneficios.
Extrapolando el principio de Pareto a la logística, parecería que en un almacén en torno a 20 ° las referencias de producto son las que generan movimientos de almacén a 80 ° y también los ingresos de la empresa.
En base a este principio, se pueden seguir diferentes criterios para organizar y priorizar esta parte más importante de la mercancía según las características de cada empresa. El método de clasificación ABC utiliza este principio de Pareto para segmentar la mercancía de un almacén en 3 categorías (A, B y C) según su importancia según los criterios elegidos, y así destinar más recursos a las referencias que las claves de la empresa. , en este caso los elegidos del grupo A.
Este nuevo módulo que se incorpora a SED, pretende ser una herramienta útil para la gestión de los stocks de almacén y optimización de la gestión de compras. A continuación se detalla que es lo que hace, que valores obtiene, su significado y utilidad
Clasificación inventarios ABC.
Básicamente el inventario ABC es una clasificación de los productos de nuestro Almacén en orden de importancia sobre el valor total del Stock. Este método clasifica los productos en tres Grupos. Esta clasificación nos permite centrar la atención en la gestión de los artículos según importancia (impacto economica). Es decir aquellos en los hay prestar mayor atención a lo hora de comprar y almacenar.
Grupo A.
Esta formado por un numero reducido de articulos (5-20%) que representan un gran porcentaje en cuanto al valor total del Stock(60-80%)
Grupo B.
Supone un mayor numero de articulos (20-40%) y representan entre (20-40%) del valor del Stock.
Grupo C
Representan el mayor numero de articulos(50 -60%) pero solo reprensenta un (5-20%) del valor del Stock.
El grupo A serán los artículos en los que deberemos prestar mayor atención y máximo control , revisiones con mayor periodicidad, etc , ya que representan un porcentaje muy elevado de la inversión.
Los Inventarios ABC, se hacen sobre la totalidad de los artículos(activos, inventaríables y que no sean obsequios), e independientemente de su ubicación, ya que para realización se examinan la totalidad de las ventas de cada producto por su precio neto compra(en el momento de hacerlo), en periodo determinado. Aunque se permite hacer estos inventarios por delegación, la clasificaron de los productos solo se hará cuando este sea general(empresa). La periodicidad que se hagan los mismos dependerá de cada empresa.(uno o dos al año). Una vez realizado los artículos quedaran clasificados y esta clasificación se hará visible y de utilidad en Sed tanto a la hora de hacer las compras, como para la realización de Inventarios, etc
En el menú lo encontraremos
Gerencia/Inventarios ABC y otros valores
Pantalla de gestión de los Inventarios, sigue el esquema general de SED ERP.
Cuando se hace un Inventario ABC, presenta una pantalla con los valores con los que se va elabora dicho inventario
Periodo a examinar
Delegaciones. Para determinar si es general(o se quiere generar para particularizar para una delegación a titulo informativo.
Porcentajes asignados a los diferentes grupos, por defecto se presenta uno Standard , pero que cada una puede ajustar según su preferencia dentro la espíritu del mismo.
.Se solicita un campo de Observaciones o notas, esto solo sirve para hacer algún comentario a la hora de su creación.
Una vez conforme con los valores se procede a activar con el visto bueno para su ejecución, el tiempo de elaboración del mismo dependerá del periodo escrutado, el numero de artículos y su servidor . Se hará un examen de los artículos activos, inventaríables y que no sean obsequios, Una vez terminado el proceso aparece una pantalla con los resultados.
La parte superior de la misma muestra los valores que se han utilizado para la realización del mismo. En las líneas aparecen los artículos ya clasificados y agrupados con los valores obtenidos en el procesos. Los diferentes Grupos aparecen con su letra y esta con un color(Rojo Grupo A, Verde Grupo B, Azul grupo C).
La Información que se muestra ya sale ordenada de mayor a menor valor de los productos en almacén, donde se puede ir apreciando la proporcionalidad entre % que representa los productos del almacén (Columnas Almacén) con su proporción en valoración del mismo(columnas Valoración). Debajo se explican las columnas que tiene cada fila.
Codigo producto : Código sed del producto
Descripción Producto : Descripción del mismo
Proveedor habitual : Nombre del proveedor Habitual
Linea/familia a la que pertenece. : Descripción de la línea y familia del producto
% almacen : porcentaje que representa ese producto sobre el total de productos(siempre es el mismo para todas las líneas
% Acumulado Almacén: Es % acumulado que se va produciendo a medida que avanza en la calificación.
Una vez visualizado, si ha sido general(todas delegaciones), a salir se pregunta si se proceda a clasificar los productos según los resultados.
Coste que han representa sus ventas : Valoración a Precio Coste
% Coste : porcentaje que representa dicho coste sobre el total del coste de todas las ventas.
% acumulado de coste. % acumulado del coste a medida que se avanza en la clasificación
Letra : Letra identificador del grupo en que ha quedado el producto después realizar el inventario.
Precio : Precio neto de compra que ha utilizado para el calculo
Una a vez aceptado se puede consultar y proceder hacer los procesos para calcular parámetros de almacén para los artículos. Estos son datos que se calcularan para los artículos Grupo A y B que son los que se deberían prestar mayor atención.
Una vez confirmado el inventario, se puede ir al mismo para la elaboración de los siguientes parámetros de utilidad para el mejor conocimiento del producto y su optimización en el stock Par ello el work panel de inventarios ABC entra en la consulta y lanzar el proceso para aquellos productos que se quiera(por lo menos los tipo A).
Stock medio Almacén:
Es valor medio de stock durante el periodo escrutado en el la elaboración de el inventario. Para ello se supone que se las compras se producen en periodos variables y en cantidades variables en cada pedido. EL calculo de el mismo seria pues.:
Sumatorio de Stock Máximo(lo que había mas lo que se compra) + stock mínimo(lo que había en el momento de la compra)* numero de días entre compras dividido por el numero de días totales del periodo escrutado(primea y ultima compra).
Este stock es el que determina el valor medio de nuestro almacén, Siempre es mejor tenerlo bajo, eso si sin tener problemas de roturas de Stock, para tener en menor en inversión en elmismo.
Stock Seguridad(o mínimo): Es el stock mínimo que se debería tener para no tener problemas de servicio.
SS = (Plazo máximo de entrega – Plazo Entrega ) * Demanda media
El plazo maximo de entrega el Plazo de entrega se definen, nuevos campos en la ficha del proveedor.
Demanda Media Diaria: Número de unidades que se consumen diariamente(dias de consumo 6 o 5 consumo por semana ) en un periodo de tiempo(el del inventario). Se hace diaria para los calculos de stock de seguridad, ya que los proveedores sueln dar estos plazos en dias.
* Stock Optimo(maximo) : Es que compatibiliza la demanda del producto y la rentabilidad del mismo teniendo en cuenta los costes de almacenaje.
* Lote optimo de pedido : es la cantidad que vamos a pedir en cada pedido
(Coste de pedido, lo que nos cuesta pedir ,coste almacenamiento y coste de producto par a procurar es coste Mínímo)
Punto de Pedido : Es el punto al que llegado el stock en que se debería pedir mercancía.
Indice Rotación: es el numero de veces que un articulo pasa por el proceso de venderse, salir de almacén y ser cobrado en un periodo de tiempo y así recuperar la inversión realizada. Nosotros utilizaremos el Stock medio para dicho cálculo
La rotación, o índice de rotación, IR, se calcula con la expresión:
IR = Ventas a precio de neto de compra(coste) / Stock medio a neto de compra(coste)
Coeficiente de Rentabilidad : Este coeficiente nos calcula el ratio de rentabilidad de un producto, es el resultado de multiplicar %comercial(PVP1) por índice de Rotación
Cómo evitar los fallos habituales de descuadre de stock
Cómo evitar los fallos habituales de descuadre de stock y como influye un ERP
Para evitar los errores y mejorar la eficiencia, se deben realizar controles internos. Hay que saber cuánto hay, cuánto se vende, cuánto entra y cuánto sale.
Las empresas con ERP pueden hacer estos controles automáticamente y evitar problemas. Mientras que las empresas sin ERP solo pueden hacerlo de forma manual, lo que les lleva mucho tiempo y es una tarea muy engorrosa. Un ERP permite controlar el stock de manera eficiente y automática. Además de ofrecer una visión general de la empresa y de su actividad con respecto al stock (almacenamiento, compras, producción) ofrece una visión global del stock; por ejemplo, la cantidad de productos en cada almacén o la cantidad de productos que se encuentran en proceso de producción. Y esta información se puede ver desde cualquier punto del mundo.
El ERP tiene un gran alcance en toda la empresa, desde el departamento de Almacén hasta el departamento de Ventas con un posicionamiento global para controlar todos los procesos del negocio, generando un gran impacto en una empresa. Además permite optimizar recursos y ahorrar tiempo en todas las áreas del negocio gracias a automatizar muchas tareas que antes requerían muchísimo tiempo y recursos humanos como son:
La gestión del Stock : El almacén es la parte más importante dentro del sistema logístico industrial, ya que es a través del almacén donde llegan las materias primas a la planta industrial para ser tratadas y convertidas en productos terminados. La gestión del stock es vital para su correcta operación, ya que no solo facilita el proceso industrial, sino que permite controlar los inventarios a los precios establecidos por la dirección general o comercial dentro del almacén industrial o logístico industrial. Pueden existir varios tipos de gestión:
Física: Se centra principalmente en el control directamente sobre el inventario físico por medio de registros manuales o electrónicos. Se basan en un sistema físico donde se pretende controlar el movimiento interno, verticalización y rotación del inventario con fines administrativos (control), así como para dar seguimiento a las entradas y salidas del mismo dentro y fuera del almacén industrial . Estas herramientas son planillas o fichas donde se deben anotar los movimientos realizados sobre cada artículo dentro del almacén industrial, así como su etiqueta identificativa (número de lote) para su posterior ubicación dentro o fuera del mismo (stock listado). Los principales problemas con esta herramienta son: El análisis correctivo necesita muchísimos recursos humanos: es necesario contar con varios trabajadores para obtener resultados significativos (por lo menos dos personas).
Es bastante lenta: usualmente quienes manejan todo este tipo de herramientas son operarios o encargados pertenecientes al personal administrativo. Y además requiere muchísimas visitas, ya que usualmente deben revisarse todos los movimientos realizados sobre cada artículo dentro del almacén industrial. Tiene problemas con la rotación: El hecho de que sea planilla hace que sea muy complicado controlar el movimiento verticalizado entre los niveles superiores e inferiores. Tiene problemas con el análisis: Todavía no hay metodología para ejecutarlos periféricamente. Necesitan ser efectuados por personal experto, comunicarse con la dirección comercial/financiera para obtener datos sin sentido si no llama con él antes. La cadena logística es dinámica y constantemente se modifican sus procesiones , por lo tanto, su validez es relativa, ya que rara vez permanecen igual durante varios períodos; por lo tanto , sus metodologías son viejas, anticuadas , carecen de flexibilidad. Por lo tanto, están desactualizadas ante las nuevas funciones solicitadas por los clientes actuales. No pueden integrarse adecuadamente con otros sistemas: requieren información provenientes fuentes externas (posventa) comunicando manualmente dicha información desde dicha fuente hacia dicha planilla.
Hace poco tiempo ha surgido un nuevo tipo de gestión llamada “gestión virtual”, perteneciente a este grupo perteneciente a la nueva generación “APIS” (por sus siglas en inglés llamado Aplicación Programa Interfaz) , solucionando todos los problemas presentados anteriormente.
Al igual que las anteriores, presentan varias ventajas aparentemente impresionantes:
Gestiona grandes cantidades sin complicaciones;
Es muy flexible;
Es totalmente configurable;
Permite integrarse adecuadamente con otros sistemas;
Permite completar procesiones totalmente distintivas;
Permite realizar procesiones internamente;
Es totalmente objetivo;
Es infinitamente superior a cualquier otra herramienta;
No existen fallos;
No existen limitaciones;
No existen incompatibilidades;
Es infinitamente escalable;
Es infinitamente flexible;
Es infinitamente económico;
Y muchísimas más… Sin embargo, hay un aspecto muy importante “no existen fallos técnicos en ellas sobre todo si son usadas por un operador” .
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